ZOMERKALENDER 2018

Aanpassingen:
OUTDOOR

• 18247 (28/4/2018 – AVT): Jun-M: 200H moet 110H zijn
• 18314 (21/5/2018 – DUFF): 14u00: voorprogramma (steeple, Discus Cad/Sch-V, Discus Sch-M, ver A.C.-V)
• 18417 (18/7/2018 – DAC): toevoegen: Wheelers M+V: 200

WEG

• 18617 (19/5/2018 – DEIN): BK + KVV 100km gaat door in Beernem
• 18646 (14-15/7/2018 – DEIN): BK 24u gaat door in Aalter
• 18670 (9/9/2018 – MACW): start van de marathon is in Diksmuide (niet Nieuwpoort)

AMH-WEDSTRIJDEN - IPC-ERKENNING

Voor de volgende wedstrijden werd bij het International Paralympic Committee (IPC) een erkenning aangevraagd. Op die manier komen de prestaties ook in aanmerking voor internationale selecties en records.

De erkenning geldt voor alle wedstrijden van de betrokken meetings.

GDPR-WETGEVING

In orde zijn met de GDPR-wetgeving bestaat uit 2 delen: enerzijds een aantal administratieve taken (documenten maken en bijhouden), maar anderzijds ook aandacht hebben om zorgvuldig om te gaan met persoonsgebonden gegevens. Persoonsgebonden gegevens mag je zeer ruim interpreteren. Het is alles waarmee je een persoon kan identificeren en dat bevat dus ook beeldmateriaal. Ga dus zorgvuldig om met deze gegevens, dan komen er geen klachten en dus ook geen problemen met de administratieve verplichtingen bij een eventuele controle.

Probeer deze basisprincipes te respecteren in de (dagelijkse) werking van de club:

• Vraag alleen gegevens op die je echt nodig hebt en niets meer. Een rijksregisternummer is bijvoorbeeld een gegeven dat je eigenlijk pas mag opvragen als je er formeel de toelating voor hebt van de privacy commissie.
• Zorg ervoor dat er een beperkt aantal mensen toegang toe hebben en bezorg hen de “privacy policy” met de spelregels voor het gebruik van de gegevens.
• Geef de gegevens nooit door aan een derde partij zonder de expliciete toestemming van de personen over wiens gegevens het gaat.
• Zorg voor de nodige beveiliging voor de bewaarplaatsen van de gegevens (PC = firewall en virusscanner, users met sterke paswoorden; papier: kasten en schuiven die goed kunnen worden afgesloten)
• Je moet ten allen tijde weten waar kopieën van de gegevens zich bevinden, want indien een persoon beroep doet op zijn recht tot schrapping, moet je in staat zijn diens gegevens overal te verwijderen.
• Zorg dat je op documenten of webformulieren waarmee je aansluitingen of vergunningsaanvragen regelt, de nodige toelatingen vraagt voor het gebruik van persoonsgegevens.

Zowel de federatie als de club kan beroep doen op de VSF/Dynamoproject. De federatie is reeds vroeg ingestapt in de GDPR-ondersteuning en heeft gewerkt met een vroege versie van de standaard documenten. De documenten die het dynamoproject nu aanbiedt op zijn website (je moet hiervoor inloggen) zijn verder geëvolueerd.

Je kan dus op 2 manieren te werk gaan :

1. Met de ondersteuning van het Dynamoproject de templates van bovenstaande link invullen.
2. De vereenvoudigde versie van de documenten van de federatie aanvullen.

Maar zelfs indien je de 2^de manier gebruikt, is het invullen van “Tool 1 Opmaak inventaris” en “Tool 2 Toetsing GDPR” zeer interessant om inzicht te krijgen in gans het domein van de GDPR.
Voor de documenten is het de bedoeling dat overal waar tekst in het rood staat, je deze vervangt met de specifieke info van je club.
De privacyverklaring moet je publiceren op je website.
Het register verwerkingsactiviteiten moet je bewaren voor een eventuele controle.
De privacy policy is geen verplicht document maar hebben we vanuit de federatie bijgevoegd om de spelregels en de keuzes die we gemaakt hebben voor alle direct betrokkenen duidelijk te maken. Vandaar de opmerking in de basisprincipes hierboven.

Voor meer informatie neem je contact op met Ludwig.

VERSLAGEN

Je kan het verslag van de vergadering van de raad van bestuur van 16/4 terugvinden op onze website.

SLUITINGSDAGEN KANTOREN VLAAMSE ATLETIEKLIGA

De kantoren van de Vlaamse Atletiekliga zijn gesloten op 30 april, 1 mei, 10/11 mei, 17 mei en 21 mei.